3月半ば、新しい環境への準備や引き継ぎの場面が増えてくる季節。
前回は「伝える側」の心構えについてお伝えしましたが、
今回は逆に「聞く側」、特に新しく加わる立場の人が意識したい「伝わる聞き方」について掘り下げてみましょう。
「分からない」と言うのが難しいのはなぜ？
誰しも一度は、先輩や上司から説明を受けている時に
「何を言ってるのか分からない…」と感じたことがあるのではないでしょうか。
実際、メモは取っているけど、後で読み返しても意味がつかめずに困った、という経験は多くの人が持っています。
しかしその場で「分かりません」と言うのは、案外難しいものです。
理由はシンプルで、「こんなことも分からないの？」と思われたくない、
「使えない」と思われたくないという不安があるからです。
これは、私たちが子どもの頃から「分かっていることが正解」
「分からない＝劣っている」と刷り込まれてきたことも大きな要因。
分からないことを言える職場が、生産性の高い職場になる
本当に大事なのは「分からないことを、分からないままにしない」こと。
なぜなら、自分が理解していない状態で作業に取り掛かっても、結果としてズレた成果物が出来上がってしまい、
後で「なんで言わなかったの？」とギクシャクする原因になってしまいます。
だからこそ、「分からない」と言える環境を、伝える側と聞く側が一緒に作っていくことが重要なのです。
「分かりません」だけじゃなく、「どこが」「なぜ」を添える
「分かりません」とだけ言われると、伝える側も「どこが？」「どの部分を？」と戸惑ってしまうこともあります。
大切なのは、自分がどこで引っかかったのかを具体的に伝えること。
例えば、
- 「この流れの中で、ここだけがピンと来ていません」
- 「この手順の理由をもう少し教えていただけますか？」
- 「自分なりにこう理解したんですが、合ってますか？」
こういった問いかけが出来ると、
「この人はちゃんと実務のことを考えて話を聞いてくれてるな」と伝える側にも信頼感が生まれます。
良い質問が、信頼を築くコミュニケーションのはじまりに
実は、こうしたやり取りの中で信頼関係が少しずつ築かれていくのです。
「ごめん、私の説明がわかりづらかったかな」
「いえ、こちらも理解が追いつかなくて…もう一度お願いします」
こんなやり取りが交わせるチームこそ、心理的安全性の高い、居心地の良い職場だと言えるでしょう。
最初のコミュニケーションがうまくいけば、「ここに来て良かった」「このチームで頑張ろう」と思えるようになります。
質問は信頼構築の“ツール”。自分から関係性をつくるチャンス
「分かりません」と言うことは、決して恥ずかしいことではありません。
むしろそれは、関係性を深めるきっかけになります。
聞く側が質問することで、伝える側の説明力も磨かれ、チーム全体の理解度もアップするのです。
もちろん、言い方には配慮を。
柔らかく、丁寧に、具体的に尋ねることで、相手に伝わりやすくなります。
お互いが「理解しよう」とする姿勢が最強のスキル
新しい人が加わる春は、引き継ぎや説明の場面が増えるシーズン。
「分からないことは聞いていい」という文化を育むには、お互いの思いやりと工夫が欠かせません。
「この人、ちゃんと聞いてくれるな」
「伝え方を工夫してくれてるな」
そんなやり取りの積み重ねが、心理的安全性を育み、生産性の高いチームを作っていきます。
新しい環境でも、「分からない」を武器にして、自信を持ってスタートしてみてくださいね。
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